La respuesta corta: una factura proforma (PI, por sus siglas en inglés) es la declaración por escrito del proveedor de lo que usted compra y en qué condiciones, emitida antes de que pague. Antes de pagar contra una, revise cuatro cosas: quién vende (la razón social), qué compra exactamente (especificación, cantidad y unidad), en qué condiciones (base del precio, condiciones de pago y plazo de producción) y adónde va el dinero (el nombre de la cuenta bancaria). Si la empresa de la PI, la empresa de la licencia comercial y la empresa de la cuenta bancaria no son la misma, deténgase y pregunte por qué antes de enviar nada.
Quizá ya acordó un precio por chat y ahora tiene una PI con datos bancarios y la solicitud del anticipo. Es fácil leerla por encima, pero si el pedido sale mal, es uno de los pocos registros escritos de lo que se acordó.
¿Qué Es una Factura Proforma y Es un Contrato?
Una factura proforma es una factura preliminar: enumera la mercancía, las cantidades, los precios y las condiciones antes de que la venta sea definitiva, y muchos proveedores envían una para confirmar un pedido y pedir el anticipo. No es la factura comercial que viaja con el embarque y se usa para la aduana. Que una PI sea legalmente vinculante depende de lo que las partes acuerden y de la ley aplicable; esto es información general, no asesoría legal. En la práctica, aceptar una PI y pagar el anticipo es como muchos proveedores arrancan un pedido, así que léala como si fuera el contrato y corrija los errores antes de pagar, no después. Noticias recientes muestran por qué importan los detalles: la reforma a la Ley Aduanera de México, que amplía la facultad de embargar mercancía declarada por debajo de su valor (qué conservar por escrito si importa de China); la fecha desde la cual baja el reembolso de IVA a la exportación de los vehículos de nueva energía de China (qué poner en la PI antes de esa fecha); las revisiones aduanales al formato de los certificados de molino de acero (qué acordar con el proveedor); y las nuevas fechas de la manifestación de valor electrónica de México (qué deben cuadrar factura, contrato y pago).
¿Qué Debe Decir la Factura Proforma de un Proveedor Chino?
Use la tabla como lista de verificación contra la PI que tiene enfrente. La columna de la derecha indica qué debe hacerle detenerse y preguntar.
| Campo | Qué revisar | Deténgase y pregunte si… |
|---|---|---|
| Razón social y domicilio del vendedor | El nombre completo de la empresa en chino y en inglés, igual al de la licencia comercial (búsquelo en el registro oficial de China). | Solo aparece una marca o el nombre de una cuenta de ventas, o no es la empresa con la que ha estado tratando. |
| Comprador, número, fecha y vigencia de la PI | El nombre y el domicilio de su empresa como deben aparecer en los documentos de importación; un número de PI, una fecha de emisión y cuánto tiempo se mantiene el precio. | Sus datos están mal, o no hay fecha ni vigencia, y el precio puede "actualizarse" después de que pague. |
| Producto y especificación | Modelo o número de parte, material, medidas, color y empaque, redactados como en la especificación y la muestra que aprobó. | Dice "como se habló" en lugar de indicar la especificación. |
| Cantidad, unidad y precio | El número y la unidad, piezas o sets (vea "set" y "pieza"); el total es igual a la cantidad por el precio unitario y se indica la moneda (USD o RMB). | La unidad difiere de la cotización, las cuentas no cuadran o no hay moneda. |
| Base del precio (Incoterm) | Un término de entrega como EXW, FOB, CIF o DDP con un lugar nombrado, por ejemplo "FOB" y el puerto. La ICC dice que las reglas Incoterms definen con claridad las responsabilidades del comprador y del vendedor en todo el mundo (ICC), así que el término decide qué incluye el precio. | No hay lugar nombrado, o las cotizaciones usan términos distintos y los precios no se pueden comparar. |
| Condiciones de pago | El anticipo, el saldo y qué activa cada pago, por ejemplo "saldo tras la aprobación del reporte de inspección". | El saldo vence antes de que haya visto la mercancía o un reporte de inspección. |
| Plazo de producción | El tiempo de producción contado desde un hecho definido, como la recepción del anticipo y la aprobación de la muestra. | Dice "listo pronto" o no hay fecha. |
| Datos bancarios | Nombre del beneficiario, número de cuenta, nombre y dirección del banco y código SWIFT. El beneficiario debe ser el vendedor nombrado arriba. | El beneficiario es una persona u otra empresa, sin una explicación por escrito. |
| Empaque, estándar de calidad y qué ocurre si la mercancía no coincide | Los requisitos de empaque, un estándar de calidad indicado y lo que hace el proveedor si la mercancía no coincide. | No se dice nada de la calidad, o solo "buena calidad". |
¿Coinciden los Tres Nombres?
La revisión más útil toma unos minutos: compare el nombre del vendedor en la PI, el nombre de la licencia comercial y el nombre del beneficiario en la cuenta bancaria. Las etapas 1 y 5 de la Lista de verificación de proveedores chinos explican cómo. Si los tres no son la misma empresa, no puede estar seguro de con quién está contratando: pida una explicación por escrito en papel membretado del proveedor y detenga el pago hasta tenerla. Puede haber una razón ordinaria, como una empresa del mismo grupo que maneja el dinero, pero debe quedar escrita antes de que el dinero se mueva.
Si compra por Alibaba.com, la página para compradores de Trade Assurance de Alibaba dice que protege los pedidos en línea cuando el pago se hace a través de Alibaba.com, y que su pedido en línea y sus registros de comunicación son la base para resolver un reembolso (página de Alibaba). Un pago enviado directo a los datos bancarios de una PI queda fuera de ese pago, así que ahí usted depende del proveedor y de lo que diga la PI.
¿Y si los Datos Bancarios Cambian Después?
Trate un cambio de datos bancarios posterior a la PI como una señal de alto, no como un trámite. Pida una PI corregida con los datos nuevos y confirme el cambio por un canal en el que ya confíe, como un teléfono que aparezca en la licencia comercial o en el sitio del propio proveedor, no respondiendo al mensaje que lo anunció. Si no puede confirmarlo, no pague.
¿Cómo Se Ve una PI en Orden?
Cifras ilustrativas, no un pedido real: 300 piezas a $12.40 cada una son $3,720, cotizadas FOB con un puerto nombrado. Un anticipo del 30%, de $1,116, vence al aceptar la PI, y el saldo del 70%, de $2,604, vence después de que se apruebe el reporte de inspección previa al embarque. La producción toma 25 días desde el anticipo y la muestra aprobada, y el beneficiario es la empresa registrada que aparece arriba en la PI. Es una forma de estructurarlo; nuestra guía de compra al por mayor presenta 30% / 70% como una estructura común para fábricas verificadas y el 100% por adelantado como de alto riesgo, y 10 cosas que verificar antes de pagar un anticipo explica qué debe activar cada pago.
¿Qué No Le Puede Decir la Revisión de una PI?
Una PI con nombres que coinciden no demuestra que la fábrica pueda hacer su producto, que la calidad vaya a coincidir con la muestra ni que la mercancía saldrá a tiempo. Reduce un riesgo: pagarle a la empresa equivocada, o pagar con condiciones poco claras. La muestra, una revisión a mitad de la producción y una inspección antes del saldo se encargan del resto (vea cuánto cuesta una inspección). Ninguna lista de revisiones, incluida esta, garantiza una transacción limpia.
Lo que no haría es interrogar a cada proveedor en cada pedido. Dedique los cinco minutos a los que están por recibir dinero de verdad, antes de que el dinero se mueva (las 7 preguntas antes de transferir dinero son un buen comienzo). Una PI con datos bancarios suele ser donde llega ese momento.
¿Qué Debe Hacer Ahora?
- Pida la PI en papel membretado del proveedor, con la razón social completa del vendedor en chino y en inglés y su domicilio.
- Compare tres nombres: el vendedor de la PI, la empresa de la licencia comercial (búsquela en el registro oficial de China) y el beneficiario de la cuenta bancaria. Si difieren, detenga el pago y pida una explicación por escrito.
- Revise cada campo de la tabla contra la especificación que aprobó y pida al proveedor que corrija la PI misma en lugar de explicarla por chat. ¿Todavía compara proveedores? Empiece con nuestra guía sobre a cuántos proveedores contactar y cómo compararlos.
- Deje en la PI la división del pago, lo que activa cada pago y el plazo de producción. En pedidos grandes, ate el saldo a un reporte de inspección.
- Si los datos bancarios cambian después de la PI, confirme por teléfono con un número en el que ya confíe y consiga una PI corregida antes de pagar.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es una factura proforma y es legalmente vinculante?
Una factura proforma es una factura preliminar que indica la mercancía, las cantidades, los precios y las condiciones antes de que la venta sea definitiva. Que sea vinculante depende de lo que acuerden las partes y de la ley aplicable; esto no es asesoría legal. Léala como si fuera el contrato.
¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y una factura comercial?
La factura proforma va antes de que la venta sea definitiva, para indicar las condiciones y pedir el anticipo. La factura comercial es la factura final que acompaña el embarque y es uno de los documentos que se usan en la entrada aduanal.
¿Puedo pagarle a un proveedor chino en una cuenta personal?
No sin una explicación por escrito. Una cuenta personal o de un tercero significa que el beneficiario no es la empresa con la que contrató, y no puede comprobar quién es. Pregunte por qué, por escrito, en papel membretado del proveedor.
¿Qué significa el Incoterm en una PI?
Es el término de entrega en el que se basa el precio, como EXW, FOB, CIF o DDP. La ICC dice que las reglas Incoterms definen con claridad las responsabilidades del comprador y del vendedor, así que el término decide qué incluye el precio. Compare las cotizaciones con el mismo término y un lugar nombrado.
Resumen y Siguiente Paso
Es fácil tratar una factura proforma como un trámite, pero es donde el precio, la especificación, las condiciones y el destino de su dinero se juntan en una sola hoja. No necesita ser experto en documentos de comercio exterior para leerla bien; necesita saber qué campos pueden perjudicarlo y comprobar que la empresa que verificó es la empresa a la que le está pagando.
En resumen, revise qué campos pueden perjudicarlo y que la empresa que verificó sea la empresa a la que le paga. Si paga contra una proforma que nadie leyó con cuidado, lo más probable es un pago a una cuenta que no coincide con el proveedor, o condiciones que no acordó. Una revisión remota de $49 revisa si la cuenta de pago coincide con el nombre de la empresa antes de que pague.
Si prefiere que alguien revise lo básico antes de que el dinero se mueva, entender quién está detrás de cada cotización antes de invertir dinero puede reducir riesgos innecesarios. SourciaVera ayuda a compradores internacionales a verificar proveedores chinos, entender sus capacidades de manufactura y tomar decisiones de abastecimiento más seguras. Yo ofrezco servicios de verificación de proveedores, así que tome mi recomendación en consecuencia. La Revisión Remota de $49 revisa lo básico — registro de la empresa, si es fabricante o comercializadora, dirección y si la cuenta de pago coincide con el nombre de la empresa — antes de hacer un pedido. Envíe la cotización o la PI con su solicitud: se necesita para revisar la cuenta de pago.